Excel技巧：如何防止Excel單元格數(shù)據(jù)區(qū)域的重復(fù)錄入？

重復(fù)錄入會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余，發(fā)現(xiàn)不及時(shí)也會(huì)讓統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)，有什么好方法在數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候就阻止重復(fù)發(fā)生呢？

場(chǎng)景：企業(yè)銷售、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)分析部和物流部門的用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的辦公人士。

問題：如何防止單元格數(shù)據(jù)區(qū)域的重復(fù)錄入？

解答：利用Excel的數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能搞定！

本例是防止公司對(duì)賬單重復(fù)錄入，需要都發(fā)票編號(hào)列設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。 具體操作如下：選中“D4：D18”的區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)驗(yàn)證-數(shù)據(jù)驗(yàn)證”(下圖1處) 

在新彈窗口中，允許選擇“自定義”(下圖2處)，在公式處輸入=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2(下圖3處)

=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2 Countif函數(shù)的作用，是從D4單元格開始判斷D4：D18判斷，每一個(gè)輸入內(nèi)容的個(gè)數(shù)，只有小于2，才允許輸入，只要等于2或大于2，就表示輸入的內(nèi)容重復(fù)。

確定后，如果在“發(fā)票編號(hào)”列輸入相同的內(nèi)容，系統(tǒng)就會(huì)提第二個(gè)重復(fù)內(nèi)容無法輸入，就會(huì)出現(xiàn)下圖的報(bào)錯(cuò)窗口。（下圖4處）

但這個(gè)報(bào)錯(cuò)容易“誤會(huì)”，讓人覺得是Excel系統(tǒng)出了問題，所以再改進(jìn)一下。在“出錯(cuò)警告”中，將標(biāo)題和錯(cuò)誤信息處輸入下圖內(nèi)容。（下圖6處）

如果再次錄入重復(fù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)如下提醒，這樣系統(tǒng)的友好度會(huì)提升很多。

總結(jié)：?jiǎn)卧竦摹皵?shù)據(jù)驗(yàn)證”(Excel2010以下版本叫“數(shù)據(jù)有效性”)，是進(jìn)行表格統(tǒng)計(jì)的非常重要的“限制”控制的工具。尤其是希望將表格提升到“模板”級(jí)別的時(shí)候，數(shù)據(jù)有效性是必須考慮的因素。

該技巧Excel2010版本及以上有效。